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사내 그룹웨어 반복 업무 자동화, 결재문서 PDF 저장 사례
2026년 8월 5일
사내 그룹웨어에서 전날 결재가 완료된 문서를 매일 PDF로 저장하는 프로그램을 만든 사례입니다. 사람이 하나씩 클릭하던 일을 실행 파일 하나로 대신하게 했고, 문서 51건을 3분 29초에 처리합니다.
어떤 일을 대신해주나요?
의뢰인이 매일 반복하던 과정은 이랬습니다.
그룹웨어 로그인 → 관리자 메뉴 → 결재문서 관리 → 문서상태 '완료' 선택 → 50개씩 보기로 변경 → 완료일로 정렬 → 어제 날짜 문서를 하나씩 클릭 → 인쇄 버튼 → 팝업에서 다시 인쇄 → PDF로 저장 → 파일명을 문서번호로 직접 입력 → (다음 문서 반복)
문서 하나에 클릭이 예닐곱 번입니다. 하루 50건이면 이 과정을 50번 반복해야 하고, 중간에 하나를 빠뜨려도 알아채기 어렵습니다.
그냥 클릭만 자동화하면 안 되는 이유
사람이 하던 순서를 그대로 자동화하면 문서가 누락됩니다.
그룹웨어 검색창은 기안일로만 검색됩니다. 그런데 의뢰인이 원한 건 결재가 완료된 날 기준이었습니다. 이 둘은 같지 않습니다.
실제 데이터를 확인해보니 이런 문서가 첫 페이지에만 여러 건 있었습니다.
| 기안일 | 완료일 |
|---|---|
| 8월 3일 | 8월 4일 |
| 8월 4일 19:49 | 8월 5일 11:34 |
기안일로 '어제'를 검색하면 이런 문서가 전부 빠집니다. 며칠 뒤에야 "왜 이 문서가 없지?" 하고 발견하게 되는 종류의 오류입니다.
그래서 기안일은 넉넉히 훑고, 완료일로 다시 걸러내는 구조로 만들었습니다. 실제로 일요일에도 결재완료된 문서가 있었던 만큼, "주말은 어차피 없다" 같은 가정도 넣지 않았습니다.
무엇을 만들었나요?
설치가 필요 없는 실행 파일 하나입니다. 파이썬이나 브라우저를 따로 깔지 않아도 됩니다.
- 더블클릭 한 번 - 어제 결재완료된 문서를 전부 받습니다
- 날짜별 정리 - 폴더가 날짜별로 나뉘고, 파일명은 문서번호로 저장됩니다
- 덮어쓰기 방지 - 같은 문서가 이미 있으면 새 이름을 붙입니다
- 매일 자동 실행 - 작업 스케줄러에 등록하면 사람이 손댈 일이 없습니다
- 빠진 날 채우기 - 연휴나 PC 종료로 건너뛴 날은 날짜를 지정해 나중에 받을 수 있습니다
- 실행 기록 - 로그가 남아 문제가 생기면 원인을 추적할 수 있습니다
화면에 보이는 그대로 저장됩니다. 표 테두리, 결재선 도장, 승인 시각까지 실제 인쇄물과 동일합니다.
결과
| 사람이 직접 | 프로그램 | |
|---|---|---|
| 문서 51건 처리 | 클릭 300여 번 반복 | 3분 29초 |
| 누락·실수 | 생길 수 있음 | 실패 0건 |
| 매일 반복 | 필요 | 불필요 (자동 실행) |
이런 분께 추천합니다
- 매일 그룹웨어에서 같은 작업을 반복하고 계신 분
- 전자결재 문서를 정기적으로 백업해야 하는 분
- 웹사이트에서 자료를 반복 수집·저장해야 하는 분
- RPA 솔루션은 부담스럽고 필요한 기능만 딱 원하시는 분
사내 시스템이라 외부에서 접근이 안 되는 경우에도, 계정만 발급받으면 작업할 수 있습니다.
사용 기술: Python · Playwright · PyInstaller
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이 사례처럼 사내 시스템이나 웹사이트에서 매일 반복하는 조회·저장·정리 업무는 대부분 자동화할 수 있습니다. 업무 순서와 대상 시스템만 알려주시면 자동화 가능 여부와 견적을 무료로 안내드립니다.
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